12.4.2018, Zdroj: Úřad pro ochranu osobních údajů (http://www.uoou.cz/)
S blížícím se 25. květnem se stále více firem zajímá o aplikaci GDPR v jejich podmínkách. Podívejme se na to základní, co je třeba pro ochranu osobních údajů udělat a co nového k tomu přidává obecné nařízení o ochraně osobních údajů.
Důvod
Abychom mohli o nějaké kategorii lidí, například našich zákazníků nebo zaměstnanců, získávat a používat jejich údaje, musíme k tomu mít nějaký (právní) důvod. Velmi často jím bývají smlouvy, které s nimi uzavíráme. Pracovní smlouvy se zaměstnanci, kupní smlouvy nebo jiné se zákazníky.
Takovým důvodem je samozřejmě také zákon, který to ukládá, např. při vedení evidencí občanů státními orgány, ale i při vedení účetní a mzdové evidence v soukromé firmě. V některých případech může být důvodem ochrana našich práv, např. hlídá-li kamera náš cenný majetek před zlodějem nebo vandalem. Jindy to může být veřejný zájem na informacích o určitých osobách, zejména veřejně známých nebo veřejně činných.
Takové informace a jejich používání ale nemohou nepřiměřeně zasahovat do jejich soukromého života. Nenajdeme-li žádný z těchto důvodů, a přece bychom chtěli údaje o lidech získávat, např. o tom, jakému našemu zboží budou dávat přednost, je třeba je požádat, zda s vedením takových údajů budou souhlasit. Musíme ale mít na paměti, že souhlas je dobrovolný, nemůže jím být podmiňováno uzavření smlouvy, a když ho zákazník odvolá, má právo, aby byly takové údaje vymazány.
Když už si zákazník od nás něco koupil nebo objednal, nemusíme získávat jeho souhlas k zaslání další nabídky našeho zboží nebo služeb, nejčastěji zasílané na jeho e-mail. Jakmile však odpoví, že o takové obchodní sdělení nestojí, je nutné zasílání nabídek na jeho adresu ukončit. Není-li dán jiný důvod ke zveřejňování v databázi uchovávaných osobních údajů, např. kontaktních údajů zaměstnance do zaměstnání pro kontakt se zákazníky, je ke zveřejňování osobních údajů také třeba získat souhlas. Zvláštní důvody je třeba mít k tomu, abychom mohli získávat a používat kategorie údajů, které by mohly být zneužívány k diskriminaci lidí, např. údaje o zdravotním stavu.
Zásady
Vždy bychom si měli nejprve uvědomit, proč údaje o nějakých lidech potřebujeme nebo chceme získávat. Z toho je pak třeba vyjít při požadavku na poskytnutí údajů, abychom zbytečně o těch lidech nezaznamenávali informace, které vlastně vůbec nepotřebujeme. Rozsah údajů by tak měl být jen minimální, abychom dosáhli toho, co jsme si stanovili. Měli bychom dbát na to, aby získávané údaje byly přesné a jejich přesnost ověřovat. Možnost ověřit přesnost údajů z občanského průkazu dotyčné osoby není vyloučena, kopírování občanského průkazu i pasu je však až na zákonem stanovené výjimky nepřípustné.
Zaznamenané údaje nemohou být využívány v rozporu s původním cílem. Například na záznamu kamery je uložena spousta obrazových informací o všech osobách, které do sledovaného prostoru vstoupily. Jsou po přiměřenou dobu uchovávány, aby případně bylo možné policii doložit informace o pachateli trestného činu. Nemohou být ale využívány k nedůvodnému sledování sousedů, třeba jen proto, že si někdo neočistil boty, nebo k nepřiměřenému kontrolování zaměstnanců na pracovišti.
Další zásadou je mít údaje jen tak dlouho, jak je potřeba. Ta doba se může v různých případech hodně odlišovat. Od několika dnů záznamu kamery, kdy je zřejmé, že se v té době nic mimořádného nestalo, až po desítky let u zákonem stanoveného uchovávání některých dokumentů, třeba mzdových listů. Ne vždy končí doba nutná k uchovávání všech údajů ukončením nějaké činnosti, např. ukončením pracovního poměru nebo naplněním smluvního ujednání. V úvahu je třeba brát jak lhůty stanovené zákonem pro uchovávání některých dokumentů, tak případné promlčecí lhůty pro možnost podání soudní žaloby a v případě listinných dokumentů i lhůty skartační.
Informace
Nejvíce nedorozumění a stížností vzniká z toho, že lidé nedostanou dostatečnou informaci o tom, proč své osobní údaje poskytují a co se s těmito údaji bude dále dít, komu budou případně předány. Již při získávání údajů je proto třeba dotyčnému člověku takové informace poskytnout, nejlépe v písemné podobě, ať již v místě, kde k získání údajů dochází nebo i prostřednictvím webových stránek.
Vyhovět je třeba i dalším právům, která mohou lidé uplatnit, jestliže jejich osobní údaje uchováváte a používáte. Právo na poskytnutí informací o svých údajích mají nejen ve chvíli jejich poskytnutí, ale mohou se dotázat i kdykoliv později. Pokud se to nedotkne práv jiných osob, má každý právo i na poskytnutí kopie svých údajů. Za další kopii už ale můžete požadovat přiměřený poplatek. K dalším právům patří i právo na opravu nepřesných údajů, právo vznést námitku, např. proti dalšímu zasílání marketingových nabídek, a také právo na výmaz údajů, ale pouze pokud není jiný důvod pro jejich další uchovávání.
Zabezpečení
Pokud máte údaje lidí jen na listinných dokumentech a ne v počítači, vztahuje se na ně ochrana jen v případě, že jsou vedeny formou evidence fyzických osob.
Je třeba, aby listinné dokumenty, pokud se s nimi nepracuje, byly uchovávány v uzamčené zásuvce stolu nebo v uzamčené skříni a nebyly ponechávány v neuzamčené místnosti, pokud z ní odchází ten, kdo s nimi má pracovat. K údajům uloženým v počítači nebo jiném elektronickém zařízení může mít na základě správně zvoleného hesla přístup vždy jen ten, kdo je pověřen, aby s určitými údaji pracoval. U větších a složitějších systémů je také třeba pořizovat elektronické záznamy, které umožňují určit a ověřit, kdy, kdo a z jakého důvodu údaje používá, tzv. logy.
Pravidla bezpečnosti je třeba zachovávat i u elektronických prostředků používaných při různých cestách, např. je neponechávat bez dozoru v automobilu. Osobní údaje musejí být odpovídajícím způsobem zabezpečeny i při jejich přenosu elektronickými prostředky. Šifrování není povinné, je ho však třeba doporučit při zaslání většího objemu dat, zvláště pak citlivých, nejčastěji jde o zdravotní údaje pacientů. Jinak je vhodné volit formu zabezpečeného e-mailu (HTTPS). Neznamená to však, že prostý e-mail (HTTP) by nebylo možné nikdy použít, např. pokud jde jenom o jednoduchou domluvu se zákazníkem.
Pokud osobní údaje, např. svých zákazníků nebo zaměstnanců, předáte někomu jinému, aby s těmito údaji pracoval pro vás a místo vás, musíte s ním uzavřít smlouvu, ve které se zaváže, že bude údaje chránit stejně jako vy. Bez takové smlouvy byste pro předání údajů jiným osobám mimo firmu nebo organizaci museli získat souhlas dotčeného člověka, pokud nejde o požadavek policie nebo jiného státního orgánu, který má právo si údaje potřebné pro svoji činnost vyžádat a je povinnost mu je poskytnout.
Co nového k tomu od 25. května 2018 přidává obecné nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR)?
Pro menší firmu, která vede jen evidenci smluv se svými zákazníky a evidenci zaměstnanců, toho není zas až tak mnoho.
Záznamy o činnostech – všichni
Bude třeba vést záznamy o činnostech, které se s osobními údaji provádějí. Lze doporučit připravit si na to formulář s kolonkami a do nich zapsat informace požadované v článku 30 GDPR (záznam o evidenci smluv, o evidenci zaměstnanců, případně o slevovém programu pro zákazníky aj.). Takový zápis by pak neměl trvat déle než 10 – 15 minut.
Ohlašování případů porušení zabezpečení – všichni
Druhou obecně platnou povinností je ohlašování případů porušení zabezpečení osobních údajů Úřadu pro ochranu osobních údajů podle článku 33 GDPR (do 72 hodin od zjištění takového incidentu). Hlásit je třeba závažné incidenty s předpokládanými závažnými důsledky, ne když se z papírově vedené evidence omylem založí jeden papír do jiného šuplíku, kde se za hodinu najde. Pokud dojde k úniku dat, např. v bance, kde máte uloženy peníze, a hrozilo by, že o ně můžete v důsledku toho přijít, bude mít banka povinnost oznámit to i vám, v krajním případě i veřejným oznámením takového závažného incidentu.
Kodexy a osvědčení – dobrovolně
Pokud v některých odvětvích, např. při podnikání, dochází ke stejným nebo velmi podobným činnostem s osobními údaji, může pro to být, např. profesním sdružením, vypracován kodex chování. Přihlášení se k takovému kodexu dokládá snahu být v souladu s obecným nařízením, není však povinné, stejně jako osvědčení o ochraně osobních údajů, o které bude možné požádat, ale povinné rovněž nebude.
Pověřenec pro ochranu osobních údajů – jen někdo
Úřady a jiné orgány, které rozhodují o právech občanů, a patří k nim i školy, budou muset jmenovat pověřence pro ochranu osobních údajů, osobu, která se bude této problematice věnovat a upozorňovat na případné nedostatky. Předpokládá se, že bude problematice ochrany osobních údajů v příslušném odvětví rozumět. Pověřencem může být jak vlastní zaměstnanec, tak externista. Poměrně široce tak lze využít možnosti, že jeden pověřenec bude moci takovou činnost vykonávat pro více úřadů, škol, ale i nemocnic, protože ty také budou mít povinnost pověřence jmenovat z hlediska velkého množství údajů o zdravotním stavu pacientů v informačním systému nemocnice. Pověřencem ale nemůže být šéf organizace nebo oddělení informatiky, protože by byl ve střetu zájmů.
Posouzení vlivu a konzultace s Úřadem – jen někdo
Stejně jako jmenování pověřence není ani posouzení vlivu na ochranu osobních údajů a předchozí konzultace s Úřadem pro ochranu osobních údajů povinností obecně platnou, týká se těch, kdo hodlají provádět s osobními údaji rozsáhlé rizikové operace, spočívající například v rozsáhlém profilování lidí prostřednictvím internetu, při kterém jsou pro marketingové účely získávány podrobné informace o jejich soukromém životě, nebo rizikovost spočívá ve využití nových technologií používaných, např. na velké množství údajů o zdravotním stavu pacientů. Seznam těchto operací bude Úřadem pro ochranu osobních údajů zveřejněn.
Sankce – vždy přiměřené
Flagrantního porušení obecným nařízením stanovených povinností při takových rizikových operacích prováděných ve velkém objemu dat, zpravidla velkými nadnárodními společnosti, se mohou týkat maximální, obecným nařízením stanovené sankce, dosahující značných částek. Strašit takovými sankcemi menší firmu nebo školu je nesmysl, stejně jako vydávání horentních částek, podstatně převyšujících výši pokut Úřadem pro ochranu osobních údajů ukládaných, za externí audity soulad s nařízením nezaručujícími. Případné sankce za porušení povinností obecného nařízení budou jako dosud přiměřené a v žádném případě nemohou být likvidační.